Didelėms įmonėms ir organizacijoms (toliau – įmonėms) skirtos verslo vadybos informacinės sistemos (VVIS) ne visada išsprendžia įmonių problemas. Pasitaiko atvejų, kai pirkėjui norint gauti „vaisių“, jis būna priverstas įsigyti „medį“ ar net visą sistemų „sodą“. Dar daugiau – įmonėms tenka samdyti „sodo prižiūrėtojus“, t. y. žmones, prižiūrinčius sistemas ir mokančius vartotojus. Dėl to išaugę sistemos išlaikymo kaštai neleidžia pasiekti svarbaus įmonės tikslo – sumažinti veiklos kaštus. Kartais susižavėjus „viską darančia sistema“ pamirštamas paprasčiausias sprendimas – elektroninės lentelės. Tačiau kraštutinumai taip pat ne visais atvejais tenkina įmones. Ypač sunku įsivaizduoti didesnę šiuolaikinę įmonę be buhalterinės apskaitos programinės įrangos ar sistemos (toliau – apskaitos programos). Šiame straipsnyje rasite patarimų, padėsiančių atkreipti dėmesį į svarbiausius dalykus, renkantis ir diegiant apskaitos programas.
Patarimas diegiantiems programas: „Geriausias sprendimas paprastai būna daug paprastesnis už kitus.“
Sėkmingas naujos apskaitos programos įdiegimas jūsų įmonėje turi privalumų: padidėja buhalterijos darbo našumas, geriau kontroliuojami pinigų srautai, sukaupiama vertingesnė informacija, reikalinga sprendimams priimti, ir t. t. Tinkamiausios jūsų įmonei programos pasirinkimui turėtumėte skirti kuo daugiau dėmesio ir atlikti šį darbą keliais etapais:
1. Suburti komandą.
2. Pasirinkti kompiuterizuojamas sritis.
3. Pasirinkti konsultantus.
4. Įvertinti programą.
5. Pasirinkti programos tiekėją.
6. Įdiegti programą.
Aptarkime visus šiuos etapus detaliau.
Komandos sudarymas
Apskaitos programos pateikiama informacija naudojasi beveik visa įmonė, todėl naujos programos atrankos darbas turi būti skirtas ne vienam padaliniui ar darbuotojui. Geriausią apskaitos kompiuterinį sprendimą turėtų išsirinkti komanda, sudaryta iš skirtingas funkcijas atliekančių padalinių. Nebloga mintis į šią komandą įtraukti skirtingas pareigas įmonėje einančius asmenis:
-
buhalterius ir kitus sistemos vartotojus, kurie kasdien naudosis programa;
-
sistemos administratorius, kurie prižiūrės sistemos vartotojų darbą;
-
sistemos klientus – programos teikiamos informacijos vartotojus įmonės viduje;
-
sprendimų priėmėjus – vadovus, priimančius galutinį sprendimą įsigyti programą;
-
IT personalą, paprastai vaidinantį svarbų vaidmenį diegiant ir prižiūrint sistemas.
Kompiuterizuojamų sričių pasirinkimas
Sudarykite sąrašą problemų, su kuriomis susiduriate šiuo metu. Į antrą sąrašą surašykite tai, ką norėtumėte įgyvendinti, bet dabar dar negalite. Šie du sąrašai turėtų tapti svarbiausių reikalavimų naujai apskaitos programai pagrindu.
JAV buvo apklaustos įmonės, prieš penkerius metus automatizavusios įvairias savo verslo funkcijas. Pasirodo, tokiose įmonėse manoma, kad didžiausią prioritetą reikėtų skirti informacijos vadybai, sprendimams priimti reikalingos informacijos formavimui, individualizuotų ataskaitų kūrimui, prognozių automatizavimui. Kitos automatizuotinos sritys svarbumo mažėjimo tvarka yra šios: pardavimų užsakymai, pirkimų užsakymai, pardavimų apskaita, atsargų vadyba, didžioji knyga, darbo užmokesčio apskaičiavimas.
Patarimas diegiantiems programas: „Išsiaiškink tai, ko vartotojui reikia, o ne tai, ko jis nori.“
Štai dar keli svarbūs klausimai, renkantis kompiuterizuojamas sritis:
-
Kokių duomenų reikia strateginiams sprendimams priimti? Įmonės strategus gali dominti veiklos modeliavimo funkcija ir visa tai, kas gali padėti įvertinti veiklos efektyvumą: rezultatai pagal produktus, pirkėjus, vadybininkus, pelno ir kaštų centrus, rezultatų rodiklių pokyčiai per pasirinktą laikotarpį, įmonės finansiniai rodikliai, rezultatų palyginimas su biudžetais.
-
Ko reikia pinigų srautams prognozuoti ir kontroliuoti bei turtui apskaityti? Tam paprastai reikia gauti informaciją apie tai, kas daro įtaką pinigų įplaukos ir išlaidoms ateityje, pavyzdžiui, pardavimų ir pirkimų užsakymų apimtis. Trumpalaikės skolos įmonei bei atsargos dažnai sudaro didžiają dalį įmonės turto, tad net nedideli jų pokyčiai gali turėti didelę įtaką pinigų srautams. Todėl labai svarbu tinkamai apskaityti trumpalaikį turtą.
-
Ką reikia automatizuoti, kad būtų užtikrintas augimas? Visų pirma reikia imtis kompiuterizuoti tas sritis ir funkcijas, kurios daro didžiausią įtaką galutiniam veiklos rezultatui. Šias sritis galima nustatyti nuodugniai ištyrus įmonės apskaitos sistemą.
-
Ar apskaitos programa pakankamai lanksti? Tinkama įmonei apskaitos programa turėtų būti susijusi su didžiąja dalimi įmonės veiklos. Net ir žinodamos šią svarbią taisyklę, daugelis įmonių prie savo poreikių prisitaiko vieną ar kelis programų aspektus. Daugiausia naudos iš programos gauna organizacijos, geriausiai pritaikiusios programą savo reikmėms.
Patarimas diegiantiems programas: „Neprivalote keisti verslo procesų, kad jie atitiktų apskaitos programos procesus. Geriau įsitikinkite, ar pasirinkta programa yra pakankamai lanksti, kad būtų įmanoma ją pritaikyti prie verslo poreikių.“
Konsultanto pasirinkimas
Didelė tikimybė, kad jūsų įmonėje nėra pakankamai darbuotojų, turinčių atitinkamą kvalifikaciją ir laiko apskaitos sistemai analizuoti, įsigyti, diegti ir priežiūrėti. Tokiais atvejais galima kreiptis į konsultantus, turinčius darbo su įvairiomis programomis ir įvairių diegimų patirties. Konsultantams mokama už geriausios apskaitos programos jūsų įmonei įvertinimą ir parinkimą, įmonės išteklių taupymą diegiant programą, didžiausios naudos iš naujos sistemos gavimą (atsižvelgiant į programos galimybes ir įmonės poreikius).
Siūlytume atkreipti dėmesį į šias rekomendacijas, kuriomis pasinaudojus galima rasti kvalifikuotus apskaitos programinės įrangos konsultantus:
-
Paprašyti rekomendacijų iš jūsų įmonės IT skyriaus darbuotojų.
-
Paprašyti pasiūlymų iš kolegų.
-
Nuvykti į apskaitos programų parodą ar seminarą.
-
Peržvelgti apskaitininkams skirtą spaudą.
-
Paprašyti rekomendacijų iš verslo įmonių organizacijų.
Kontroliniai klausimai, kuriuos galite užduoti sau rinkdamiesi konsultantą ar programų pardavėją:
-
Ar konsultantas gali pasiūlyti visą paslaugų komplektą? Reikia ieškoti konsultanto ar pardavėjo, norinčio ne tik parduoti ir įdiegti, bet ir mokyti vartotojus, ilgą laiką prižiūrėti sistemą.
-
Su kokio tipo organizacijomis konsultantas daugiausia dirbo anksčiau? Reikėtų ieškoti konsultanto, anksčiau jau dirbusio su panašiomis įmonėmis.
-
Ar konsultantas gali pateikti savo klientų kontaktinius duomenis? Gavę telefonų numerius, paskambinkite ir pasidomėkite konsultanto santykiais su jo klientais.
-
Ar konsultantas stengiasi kuo daugiau sužinoti apie jūsų įmonę? Konsultantas turėtų ištirti jūsų įmonę, jos dabartinę apskaitos sistemą ir poreikius. Pasidomėkite, ar konsultantas kalbėjosi daugiau nei su vienu jūsų įmonės darbuotoju.
-
Ar konsultantas pateikia informaciją, svarbią jūsų įmonei? Saugokitės konsultantų, visą savo laiką skiriančių tik programos savybėms pristatyti. Vietoj to reikėtų sutelkti dėmesį į privalumus, kuriuos programa gali suteikti įmonei.
-
Ką manote apie bendradarbiavimą su šiuo konsultantu? Pasirašius sutartį, jums gali tekti ne vieną mėnesį bendrauti su konsultantu, todėl rinkitės žmogų, su kuriuo patiktų dirbti.
Patarimas diegiantiems programas: „Idealus konsultantas, kurį vertėtų samdyti, tas, kuris parinko ir įdiegė apskaitos sistemas įmonėse, dydžiu ir veikla panašiose į jūsų įmonę. Jūsų nuomone, konsultantas turi būti pakankamai patyręs ir profesionalus. Geriausiai tiks konsultantas, kuriam visiškai priimtina jūsų organizacijos filosofija ir kultūra.“
Programos galimybių įvertinimas
Paviršutiniškai susipažinus su keliomis ar keliolika skirtingų programų, galima pastebėti įdomų dėsningumą – dauguma šiuolaikinių apskaitos programų atlieka tas pačias pagrindines funkcijas. Ar tai reiškia, kad renkantis apskaitos programą neįmanoma apsirikti? Ne, nes būdai, kaip programos atlieka funkcijas, yra gan įvairūs. Skiriasi programų teikiama informacija ir programų kūrėjai, be abejo, yra skirtingi. Todėl vertinant programinius produktus, reikia atsižvelgti bent į esminius dalykus.
-
Pirma, palyginkite įvairių programų pajėgumą. Kokie yra programų galimybes apibrėžiantys kiekiniai rodikliai, pavyzdžiui: didžiausias apskaitomų pirkėjų, tiekėjų, prekių kiekis, eilučių skaičius sąskaitoje, užsakyme, reikalavimai kompiuterių aparatūrai ir pan.?
-
Antra, įvertinkite programų plėtros galimybes. Ar nagrinėjamų programų pajėgumai gali plėstis, augant jūsų įmonės poreikiams? Ar gamintojai turi didesnėms organizacijoms skirtų produktų, prie kurių vėliau būtų galima pereiti tam tikru „neskausmingu“ būdu? Jei taip, pasidomėkite, kaip lengvai seni duomenys gali būti perkelti į naują produktą, ar žymiai skiriasi šių produktų vartotojo sąsaja (angl. user interface), ar būtų suteikiama nuolaida įsigyjant naują produktą, ar įmonei seniau pritaikytos programos savybės galėtų būti perkeltos ir į naują produktą ar būtų prarastos, pagaliau, ar galėsite papildyti programą naujomis dalimis.
Patarimas: tikrai gerą programinę įrangą galima plėsti įvairiausiais būdais: keičiant esamas savybes, prijungiant papildomus modulius, įdiegiant trečiųjų šalių produktus.
-
Trečia, paanalizuokite apskaitos programų globalumo lygį. Tai svarbu, nes interneto amžiuje daugelis įmonių perka ir parduoda savo produkciją įvairiose šalyse. Jei ir jūsų įmonė tuo užsiima, paklauskite, ar programoje yra galimybė įvesti kelias valiutas, ar programos gamintojai teikia paslaugas šalyse, kuriose jūs organizuojate savo verslą, ar programa išversta į visas jus dominančias kalbas, ar tenkina įvairių šalių mokesčių įstatymų ir finansinės atskaitomybės reikalavimus.
-
Ketvirta, išsiaiškinkite, ar programos gali iškart pateikti jūsų įmonei reikalingas ataskaitas. Jei ne, ar minimaliomis pastangomis gali būti sukurtos specifinės ataskaitos.
-
Penkta, įsitikinkite, ar kalbama apie sistemą, į kurią informacija įvedama sparčiai ir efektyviai. Ar programai būdingos patogios viso ekrano dydžio įvedimo formos, aiškūs pranešimai ir naudinga pagalbos sistema?
Patarimas: programai, į kurią patogu įvesti informaciją, būdinga tai, kad komandos programai gali būti duodamos ne tik pele, kad nuolat pereidinėjant nuo klaviatūros prie pelės, nesulėtėtų duomenų įvedimo procesas.
-
Šešta, susipažinkite, kaip programa padeda išvengti klaidingų duomenų. Ar programa aptinka operatoriaus klaidas: kartojamus tuos pačius pirkėjus ir tiekėjus, klaidingus prekių numerius, nerealiai dideles sumas, klaidingas datas? Ar sistema perspės vartotojus apie neįprastai didelius prekių likučius ir pasiūlys atlikti atitinkamus koregavimus?
-
Septinta, patikrinkite, kaip programa taiso klaidas. Kaip išvengiama nesubalansuotų įrašų, kaip svarbūs duomenys apsaugomi, kad nebūtų ištrinami ar kitais būdais prarandami? Naudinga kai kurių programų savybė – išsamių audito įrašų kaupimas, padedantis reikalui esant išsiaiškinti, kas keitė duomenis.
-
Aštunta, įvertinkite programos duomenų apsaugos lygį. Ar yra galimybės slaptažodžiais apsaugoti funkcijas ir ataskaitas, kuriose pateikiama konfidenciali informacija? Ar galima nustatyti, kokias operacijas kiekvienas vartotojas turi teisę atlikti tam tikru laikotarpiu? Pavyzdžiui, aukšto apsaugos lygio sistema turėtų leisti jums nustatyti, kad skolininkų duomenis tvarkantis darbuotojas gali spausdinti avanso apyskaitas tik trečiadieniais po pietų nuo birželio 1 iki rugpjūčio 30 dienos. Kai kurios programos gali netgi pateikti ataskaitą apie tai, kas ir kada spausdino apyskaitas.
Programos tiekėjo pasirinkimas
Susipažinus su įvairių apskaitos programų galimybėmis, ateina laikas nuspręsti, kurią iš šių programų pasirinksite. Toliau paanalizuosime, kaip pasirinkti programos tiekėją ar gamintoją.
-
Pirma, pasidomėkite įmonės gamintojos patikimumu. Ar įmonė, kurianti ir tobulinanti programą, yra pakankamai žinoma apskaitos programų rinkoje? Ar turite pakankamai informacijos apie jos veiklą? Kiek metų gyvuoja ši įmonė? Kokia jos vadovybės ateities vizija? Tai tik keli iš daugelio klausimų, į kuriuos turite atsakyti, domėdamiesi kiekvienos programos tiekėja kandidate. Tai svarbu, jei nenorite turėti reikalų su organizacija, veikiančia pagal principą: „šiandien mes veikiame čia, rytoj – dingstam“.
-
Antra, sužinokite, kiek organizacijų naudojasi tiekėjo programomis. Kiek šio tiekėjo programų įdiegta Lietuvoje ir pasaulyje? Kiek tiekėjas turi atstovų? Produkto populiarumas – tiekėjo stabilumo ir draugiškumo vartotojams požymis, be to, jis pritraukia kitas įmones, kuriančias programų priedus ar organizuojančias vartotojų mokymus.
-
Trečia, pasistenkite neapsiriboti konkrečia technologija. Susipažindami su programomis, domėkitės, ar įsigiję jas, neapsiribosite vienu nepakankamai paplitusiu produktu ar vienu tiekėju. Tokie variantai rizikingi: kartu su naudingomis funkcijomis galite būti priversti įsigyti ir nereikalingų. Dar blogiau, jei pasirodytų, kad programa paremta pasenusia technologija, kurios pakeitimas naujesne nemažai kainuoja.
Patarimas: technologinės priklausomybės lengviausia išvengti pradėjus dirbti su tiekėju, suteikiančiu laisvę rinktis iš daugelio įvairių produktų ir technologijų: operacinių sistemų (Windows, Linux, Mac OS), duomenų bazių ir kt. Be to, pirmenybę reikėtų teikti produktams, kurie dirba su standartizuotais dokumentų formatais ir ryšio protokolais.
-
Ketvirta, susipažinkite su tiekėjo teikiamos techninės priežiūros politika. Programą diegiantis konsultantas atsakys į daugelį jums kylančių klausimų, tačiau gali prireikti kreiptis ir į tiekėjo techninio palaikymo komandą. Ne pro šalį būtų sužinoti, iš kiek žmonių ši komanda sudaryta, kaip greitai pirkėjai gali su ja susisiekti telefonu. Kokios komandos darbo valandos ir ar yra galimybė gauti pagalbą pasibaigus darbo laikui? Kokie mokesčiai imami už priežiūros paslaugas ar kokie taikomi mokėjimo planai?
-
Penkta, įsitikinkite, kad tiekėjas nuolat tobulina jus dominančią programą. Kaip tankiai atnaujinamas produktas? Ar pirkėjams siunčiami klaidų pataisymai? Ar programos kūrėjai siūlo priežiūros planus, pagal kuriuos gautumėte atnaujinimus ir naujas versijas, kai tik jos pasirodytų?
-
Šešta, pasidomėkite, ar esama galimybių pereiti prie aukštesnio lygio produktų. Kaip ir nagrinėdami tam tikros programos plėtros galimybes, taip ir vertindami jos kūrėjus, sužinokite, ar jie investuoja į produktų plėtrą, sistemingai juos tobulina, pritaiko prie plačiai paplitusių standartų, ar neatsilieka nuo naujausių technologijų.
Patarimas: tiekėjo suteikiamos galimybės sklandžiai pereiti prie aukštesnio lygio ar galingesnių produktų leidžia augančioms įmonėms lanksčiai plėsti savo apskaitos sistemas. Tai patrauklu ir tuo, kad tokios paslaugos paprastai kainuoja gerokai mažiau negu visai nauja programa: gamintojas savo pirkėjams pateikia galingesnę produkto versiją prieinama kaina arba įskaičiuoja atnaujinimus į metinį priežiūros mokestį.
Programos įdiegimas
Pasirinkus tiekėją, jo siūlomą programinį produktą ir jį įsigijus, ateina laikas diegti programą įmonėje. Tai ne visada lengvas ir spartus procesas. Naujai programai įdiegti reikia skirti pakankamai laiko, kad nepadarytumėte neigiamos įtakos turimoms sistemoms. Toliau – keli patarimai, į kuriuos vertėtų atkreipti dėmesį, siekiant sėkmingai įdiegti programą.
-
Pirma, per daug neskubėkite standartinės programos tobulinti. Dažnas apskaitos programų pirkėjų ir vartotojų noras – atlikti daug standartinių programų pakeitimų dar jų neįdiegus. Užuot bandę priversti naują programą veikti senu būdu ir ją pritaikyti, stenkitės išsiaiškinti, kaip ji veikia. Galbūt ji daro viską, ko jums reikia, tik kitaip.
-
Antra, neviršykite greičio. Kad išvengtumėte klaidų ir nereikalingos įtampos, labai neskubėkite naujos programos diegti. Tai daryti geriausia tuomet, kai įmonės veikla yra sulėtėjusi dėl sezoninių svyravimų ar kitų priežasčių. Diekite nuosekliai, iš anksto susiplanavę, atskirais moduliais ir skirtingu laiku įvairiuose padaliniuose. Ne pro šalį kurį laiką dar palikti veikti ir senąją programą, kad galėtumėte palyginti gaunamas ataskaitas.
-
Trečia, pasirūpinkite geru mokymu. Net geriausia apskaitos programa gali sukelti daug problemų, jei darbuotojai neišmokomi tinkamai ja naudotis. Geras mokymas ne tik suteikia būtiną informaciją, bet ir duoda praktinių įgūdžių bei užtikrina, kad iš programos būtų gaunama maksimali nauda.
Patarimas: skirtingi įmonės darbuotojai turi skirtingą patirtį ir sugebėjimus, todėl paprašykite konsultanto ar programos tiekėjo parengti tokį mokymų planą, kuris padėtų kiekvienam įgyti reikiamų žinių.
-
Ketvirta, nuolat informuokite įmonės personalą, kuris dalyvauja diegiant programą, apie tai, kas vyksta. Diegimo fazės metu nedarykite programos vartotojams staigmenų, perspėkite visus iš anksto apie numatomus pokyčius ir periodiškai organizuokite susirinkimus, kuriuose būtų supažindinama su nauja sistema. Į susirinkimus bei mokymus nepamirškite pakviesti ir vadovų.
-
Penkta, nepamirškite įvertinti darbuotojų pastangų ir atspindėti naujovių įmonės struktūroje. Diegiant naują programą, paprastai gerai užsirekomenduoja vienas ar keli darbuotojai, neišvengiama viršvalandžių, pasikeičia atsakomybės sritys, todėl nepamirškite atitinkamai pakeisti darbuotojų pareigų.
-
Šešta, suplanuokite ir dokumentuokite tolesnius veiksmus. Numatykite būsimuosius įdiegtos programos vertinimus, kurių metu reikėtų apžvelgti naują sistemą pagal jus dominančius kriterijus. Rekomenduojamas pakartotinio sistemos vertinimo dažnumas – vienas mėnuo, ketvirtis, vėliau – pusmetis. Vertinimo metu pastebėjus problemų ar kilus klausimų, nedelsdami informuokite konsultantą ar programos tiekėją. Nepamirškite dokumentuoti visų programos ar jos nuostatų pakeitimų.
Parengė Vaidotas Narušis
Šaltinis: žurnalas „Apskaitos ir mokesčių apžvalga“, 2008, Nr. 1-2.
