Informacinių sistemų projektų valdymas

Programinės įrangos pasirinkimas anaiptol nėra paprastas dalykas. Jūsų teisė – rinktis, ar samdyti patyrusį šioje srityje konsultantą, ar bandyti savo jėgomis atlikti šį precizišką darbą, tačiau bet kuriuo atveju Jums vertėtų žinoti dažniausiai daromas klaidas, kurios kartais gali būti pražūtingos.

Taigi reikėtų vengti:

pirkti programinę įrangą, remiantis visuomenės suformuota nuomone;

pirkti neišsiaiškinus visų programinės įrangos galimybių;

pirkti programinę įrangą neturint pakankamai informacijos apie tiekėją;

pirkti programinę įrangą neišsirinkus tinkamiausio tiekėjo;

pirkti programinę įrangą, kurios įsigijimo kaštai maži, o priežiūros – dideli;

pirkti vadovo pageidavimu, neišsiaiškinus visos kompanijos poreikių ir pritaikymo galimybių;

pirkti populiarią programinę įrangą neapsvarsčius visų galimybių;

pirkti programinę įrangą sudėtingesnę, nei iš tiesų reikia;

pirkti programinę įrangą tiksliai neišsiaiškinus savo poreikių;

pirkti programinę įrangą, kuri dar tik pradėta kurti arba beveik nebenaudojama;

pirkti programinę įrangą, kuri yra sukurta remiantis pasenusia technologija;

pirkti programinę įrangą tik dėl to, kad ją norite turėti.

Tik tinkamai pasirinkę Jūs galite net pačią įmantriausią programinę įrangą priversti „tarnauti“ kompanijos reikmėms, sutaupyti laiko ir pinigų

Kaštų ir laiko santykis

Informacinių sistemų ar programinės įrangos įsigijimo, adaptavimo, diegimo, priežiūros kaštai yra dideli, net jeigu projektas užbaigiamas laiku, nepereikvojus numatyto biudžeto. Tačiau dažnokai įvyksta taip, kad dėl prasto projekto administravimo diegimas užtrunka ilgiau, kartais net kelis kartus viršijama numatytą laiką ir biudžetą. Dėl to projekto investicijų vertė ilgą laiką gali būti neigiama arba visiškai nuostolinga, pavyzdžiui, vertinant grynuoju dabartinės vertės būdu.

Be šių neigiamų pasekmių, informacinių sistemų, pavyzdžiui, verslo valdymo, diegimo projektai dažnai tampa „amžini“, t.y. niekaip neužbaigiami ir diegiami nuolat, arba jie tiesiog „numiršta“. Tokius nepageidautinus rezultatus gali nulemti prasta projekto vadyba, jeigu tai buvo pavesta įmonės darbuotojui ar vadovui, kurio tiesioginės funkcijos nebuvo susijusios su panašaus pobūdžio projektais arba su projektų valdymu.

 

Kaip pasirengti naujam technologiniam projektui?

Šiuo metų laiku daugelis kompanijų planuoja kitų metų biudžetą. Kai kurios organizacijos, tiek stambios, tiek smulkesnės, vis dar atsargiai vertina naujųjų technologijų naudą. Dauguma kompanijų, suvokdamos technologijų pažangos teikiamus privalumus ir siekdamos didinti konkurencinį potencialą, bando pritaikyti savo veiklai per keletą pastarųjų metų ištobulintus verslo valdymo sprendimus.

Prieš pradedant įgyvendinti sumanymus būtina įvertinti esminius Jūsų įmonės ar organizacijos poreikius.

Pirmiausia reikėtų iškelti šiuos klausimus:

Ar naujasis technologinis projektas atitinka Jūsų įmonės kultūros ir specialistų išsimokslinimo lygį, taip pat įmonės siekius?

Ar esate pasirengę išnaudoti visas galimybes ir ar atsižvelgėte į vartotojų pageidavimus bei sistemai keliamus reikalavimus?

Ar tai sudarys palankesnes sąlygas bendradarbiavimui su partneriais plėtoti?

Ar jūs nuodugniai ištyrėte rinką ir konkurencingumo aspektus?

Ar diegiama technologija didina įmonės konkurencingumą?

Daugelis mano, kad atsakymai į šiuos klausimus yra savaime suprantami, todėl deramai jų neapsvarstę nusprendžia įsigyti verslo valdymo sprendimus. Tai yra svarbus projektas, tiek finansine, tiek ir verslo procesų plėtros prasme, neatsižvelgiant į kompanijos dydį.

Dauguma organizacijų pradeda veikti neturėdamos aiškios vizijos ir neišsiaiškinusios verslo poreikių. Tik įsigilinus į šiuos aspektus galima kelti sistemos reikalavimus ir apibrėžti reikiamas funkcijas.

Galite tikėtis didesnės projekto sėkmės, jeigu prieš pristatydami programinę įrangą sudarysite tam tikrų veiksmų planą. Siūlomi tokie šio plano punktai:

Įsteigti vadovaujantį komitetą, kuris valdytų projektą ir dalyvautų parenkant bei diegiant programinę įrangą.

Apibrėžti trumpalaikius ir ilgalaikius poreikius, kuriuos sistema turi tenkinti.

Suformuoti parinkimo ir diegimo biudžetą, atsižvelgiant į ateities planus, o ne į dabartinius poreikius.

Suburti parinkimo grupę, kuri atstovaus Jūsų įmonei ar organizacijai, ir suteikti jai įgaliojimus priimti sprendimą.

Atrinkti būsimuosius sistemos vartotojus, kurie kartu su parinkimo grupe dalyvaus pristatant sistemas ir galės jiems išsakyti savo pageidavimus bei pastabas.

Vadovaujantį komitetą įgalioti peržiūrėti sukauptą medžiagą, ją išanalizuoti ir tik po to patvirtinti sprendimą.

Kaip tai įgyvendinti?

Vertėtų apsvarstyti, kokių galima tikėtis šio projekto įgyvendinimo pasekmių: tiesioginių, tokių kaip technologijų infrastruktūros pasikeitimas, arba netiesioginių, tokių kaip produktyvumo padidėjimas ar poreikis suteikti vadovams daugiau įgaliojimų priimant sprendimus. Sudarius detalų reikalavimų sąrašą, galima užtikrinti sklandžią parinkimo proceso eigą. Jei nesate pasirengę spręsti šiuos uždavinius, Jums bus labai sunku pradėti šį projektą ir jį sėkmingai įgyvendinti.

Kiek galima investuoti?

Jums reikia įsitikinti, kad biudžete numatytos ne tik licenzijos ir programinės įrangos kainos, bet ir visos išlaidos, susijusios su programinės įrangos parinkimu ir diegimu. Jei nesudarėte detalaus biudžeto, patartume nutraukti tolesnius veiksmus. Nėra prasmės tęsti projektą, kol tiksliai nežinote visų galimų su juo susijusių išlaidų.

Kokia šio projekto apimtis?

Nuspręskite, ar Jums reikia keisti sistemos modulį, ar visą ERP sistemą, ar tik papildyti sistemą nauja funkcija. Apibrėžę projekto apimtį, galėsite sudaryti tikslų biudžetą, nustatyti atlikimo terminus bei įvardyti išteklių panaudojimo priežastis. Reikėtų pristabdyti procesus, jei dar negalite tiksliai apibrėžti projekto apimties.

Ko konkrečiai tikimasi iš programinės priemonės?

Įvertinkite programinės įrangos funkcijas Jūsų verslui teikiamos naudos požiūriu. Apskaičiuokite kaštų sumažėjimą, būsimas pajamas, kad žinotumėte investicijų grąžą. Jei nauda, kurią gausite, Jums atrodo nepakankama, ženkite žingsnį atgal – apsvarstykite viską iš naujo.

Ką labiausiai paveiks nauja priemonė?

Įvardijus organizacijos narius, kurių veiklai pokyčiai turės daugiausia įtakos, kartu paaiškėja, ką dar reikėtų įtraukti tiek į parinkimo, tiek į diegimo procesus. Skyriai ar konkretūs asmenys, kurie daugiausia dirbs su nauja sistema, prisidėdami prie parinkimo ir diegimo darbų turėtų prisiimti dalį atsakomybės. Svarbu šiuos vartotojus įvardyti prieš pradedant formuoti komitetą ar numatant tolesnius veiksmus.

Kaip teisingai pasirinkti?

Daugelis organizacijų neturi pakankamai kvalifikuoto ir patyrusio šioje srityje personalo, kuris galėtų sėkmingai atlikti užduotį. Blogiausia, jei tai pavedama darbuotojams laisvu nuo kitų darbų metu. Šis etapas yra svarbiausias, todėl jį reikėtų vertinti labai atsakingai. Jei Jūs nuspręstumėte samdyti nepriklausomą konsultantą, turėtumėte įsitikinti, kad jis yra nešališkas ir turi darbo su panašiais projektais patirties.

Šiais patarimais galima vadovautis tiek įsigyjant konkretų programų paketą, tiek kompleksinį sprendimą. Mūsų siūlomi šeši žingsniai gali nulemti teisingą pasirinkimą. Priešingu atveju Jums iškyla didelė rizika įsigyti netinkamą produktą.

Programinės įrangos įvertinimo metodologija

Produkto aprašymų analizė

Pirmiausia reikėtų susipažinti su straipsniais, naujienų apžvalgomis, susijusiomis su Jus dominančia sistema. Informacijos apie konkrečią sistemą visada galima susirasti gamintojo ar diegėjo interneto svetainėje, taip pat kituose tiek Lietuvoje, tiek užsienyje sukurtuose IT portaluose. Aprašymų ir dokumentų analizė yra paprasčiausias būdas greičiausiai gauti reikiamos informacijos. Tik reikia patikrinti, ar informacijos šaltiniai patikimi ir informacija nepasenusi.

Pardavimo prezentacijų peržiūra

Prezentacijos dažniausiai yra puikus būdas išsiaiškinti tam tikro sprendimo paketo pagrindines funkcijas. Paprastai diegėjai trumpai pristato savo produktą arba atsiunčia jo aprašymą, kuriame pabrėžiama sistemos funkcionalumas ir unikalios savybės. Pardavimų prezentacijos labiau praverčia, kai norima smulkiai išanalizuoti kiekvieną sistemą atskirai.

Bandomųjų versijų instaliavimas

Bandomųjų versijų instaliavimas užtrunka ilgiau, tačiau tai puiki priemonė suvokti, kaip sistema iš tikrųjų veikia ir kaip ji valdoma. Šis būdas leidžia akivaizdžiai įsitikinti sistemos funkcionalumu. Dažniausiai bandomosios versijos būna apribotos, todėl neįmanoma pamatyti visų sistemos galimybių, bet galima suvokti esmę ir pagrindinį darbo principą. Taigi šis metodas gali apriboti funkcionalumo įvertinimą, tačiau techninius ir konfigūravimo ypatumus geriausiai atskleidžia būtent šis būdas.

Išsamus produkto pristatymas

Gamintojui ar diegėjui išsamiai pademonstravus siūlomos programinės įrangos veikimą, galima labai tiksliai įvertinti šį produktą. Toks išsamus pristatymas nuo pardavimo prezentacijos dažnai gerokai skiriasi savo apimtimi, detalumu ir produkto veikimą demonstruojančių specialistų skaičiumi. Išsamus produkto pristatymas tęsiasi daug ilgiau. Tai sudaro sąlygas įvertinti visas jo funkcijas bei aptarti rūpimus klausimus su diegiančios kompanijos IT specialistais. Svarbu nepamiršti keleto esminių dalykų:

įsitikinti, kad sistemos funkcijos atitinka Jūsų verslui būtinas funkcijas;

išsiaiškinti, ar sistema padės Jums siekti tikslų bei spręsti iškilusias problemas;

įsitikinti, kad siūlomi sprendimai atitinka visus Jūsų pateiktus reikalavimus;

įsitikinti, kad tai naujausia produkto versija;

pasistengti, kad visas Jūsų kolektyvas, atsakingas už projektą, dalyvautų pristatyme;

pasistengti, kad Jums atstovaujantis IT specialistas aptartų svarbiausius klausimus su diegėjais.

Dalyvavimas mokymuose

Jei laikas ir projekto biudžetas leidžia, patartume nueiti į sprendimo gamintojo organizuojamus mokymus vartotojams. Tai leistų pajusti, kaip iš tiesų reikia dirbti su produktu ar sprendimu. Nors šie mokymai dažniausiai apima tik verslo procesų valdymo funkcijas, tačiau tai yra gera proga :

pasidalyti patirtimi su kitais vartotojais;

įgyti darbo su produktu pagrindus;

gauti papildomos informacijos apie produktą.

Nepriklausomo projektų vadovo nuoma iš išorės

Ką daryti, jeigu įmonėje nėra laisvų resursų, o surasti darbuotoją trumpam laikui, kol bus įgyvendinamas projektas, yra gana sudėtinga? Šią problemą galima spręsti pasamdant nepriklausomą konsultantą (projektų vadovą) ir paskiriant įmonėje šios srities koordinatorių. Samdomas projektų vadovas gali įmonei suteikti naudos keletu aspektų:

įmonei nereikės skirti lėšų naujo specialisto laikinam darbui (tokį specialistą įdarbinti laikinai gali būti itin sudėtinga) paieškoms;

nereikės atitraukti įmonės projektų vadovų nuo jų tiesioginių pareigų;

užbaigus projektą bus paprasta atsisakyti konsultanto paslaugų;

laikinai samdomo projektų vadovo nereikės papildomai mokyti;

konsultanto (projektų vadovo) turima patirtis ir tokių projektų valdymo išmanymas tiesiogiai padės sumažinti projekto kaštus ir riziką sulaukti blogų rezultatų;

konsultanto įsitraukimas į veiklą pradiniame etape gali paskatinti iš esmės pakeisti sprendimą dėl perkamos sistemos tinkamumo, nereikalingų kaštų;

konsultantas padės geriau įvertinti tiekėjo gebėjimus įdiegti parduodamą sistemą.

Be išvardytų privalumų, galima gauti ir daugiau tiesioginės bei netiesioginės naudos. Pavyzdžiui, įmonei ateityje gali labai praversti personalui perduotos žinios ir patirtis.

Investicijų į informacinių technologijų turtą svarba

Įmonių vadovai, siekdami pagerinti verslo konkurencingumą ir pelningumą, investuoja į šiuolaikines informacines technologijas. Be informacinių technologijų daugelyje įvairių verslo sričių tiesiog nebeįmanoma sėkmingai plėtoti veiklos dabartinės rinkos sąlygomis.

Įmonėms, kurių kuriamas produktas nėra informacinės technologijos, iškyla gana sudėtingas uždavinys – pasirinkti tinkamą programinę įrangą ar visą informacinę sistemą ir užtikrinti sėkmingą projektų įgyvendinimą. Itin sudėtinga prekė yra programinė įranga, kuri neturi materialios išraiškos. Jos efektyvų panaudojimą lemia daugelis veiksnių: įmonės poreikiai, jų prioritetai, apribojimai, keliami reikalavimai, jau turima programinė įranga, sukaupti duomenys, techninės įrangos bazė, personalo pasiruošimas ir požiūris į naujoves, programinės įrangos tiekėjo bei diegėjo kvalifikacija, verslo procesai, verslo konsultantai ir kt.

Norint sumažinti tokių projektų neigiamų rezultatų riziką ir siekiant, kad projektas būtų įdiegtas laiku ir neviršytų numatyto biudžeto, būtina ne tik atsižvelgti į tokios prekės reikalingumą, bet ir sutelkti dėmesį bei pastangas į projekto valdymą. Dėl personalo ir laiko stokos tai dažnai daroma atmestinai arba pavedama programinę įrangą kuriančiai ar diegiančiai įmonei. Tikėkimės, kiekviena tokia įmonė turi ir taiko projekto valdymo, kūrimo, diegimo modelius, kurie pagrįsti bendraisiais projektų valdymo principais. Mes turime pasitikėti paslaugos teikėju, bet negalime pamiršti, kad projektą inicijuoja įmonė, kuriai ir reikalingas šis turtas. Taigi svarbi sąlyga – visą projekto „gyvavimo“ laikotarpį programinę įrangą perkančioje įmonėje sklandžiai organizuojama projekto vadyba.

Rizikos valdymas projekte

Svarbu įvertinti sąlygas, leidžiančias sumažinti riziką, ir numatyti, ar laukiamas rezultatas bus gautas laiku ir neviršijus tam skirto biudžeto.

Projektai, susiję su programine įranga, informacinėmis sistemomis, iš tiesų yra sudėtingi, tačiau kontroliuojami ir valdomi, jeigu pasirenkamos tinkamos priemonės, procedūros, sudaroma kompetentinga darbo grupė, sklandžiai organizuojamas darbas ir laiku informuojama įmonės vadovybė.

Įmonėje, kuri planuoja investuoti į programinę įrangą, informacinę sistemą, turi būti inicijuojamas projektas. Po to parenkamas projekto vadovas, atsakingas už tolesnę projekto eigą. Jos sėkmę lemia projekto valdymas. Jeigu projektas inicijuojamas pirkimo sutarties pasirašymo metu arba netgi iš viso neinicijuojamas, tai yra pakankamai rizikinga. Tokiu atveju neįmanoma tikėtis gerų galutinių projekto rezultatų.

Derybos dėl programinės įrangos

Derybose dėl programinės įrangos ir diegimo paslaugų daugelis diegėjo aspektų gali būti panaudojami pirkėjo naudai. Turbūt derybų proceso esmė yra vykdyti jį nuosekliai kaip tam tikrą strategiją, o ne derėtis dėl atskirų punktų. Neverta pradėti derybų nepasirengus plano. Derybų vadovas turi žinoti tiksliai apibrėžtą struktūrą, apimančią visus tris pagrindinius komponentus – produkto kaina, produkto palaikymą ir diegėjo paslaugas.

Kiekvienas derybų etapas turi būti valdomas kaip sudėtinė viso proceso dalis. Klientas iš anksto žinodamas diegėjo stipriąsias (neperkalbamas) sritis, gali pasinaudoti jomis sumažindamas kainą kituose derybų etapuose. Pavyzdžiui, jei diegėjas niekuomet nesumažina produkto palaikymo mokesčio, klientas tuo pasinaudodamas gali sumažinti licenzijos ar paslaugų kainas. Gerai apgalvotas planas turi būti paruoštas prieš pradedant pokalbius su diegėju.

Čia išskirsime tris derybų kategorijas:

Pirmoji derybų kategorija apima bendrus derybų įgūdžius ir rekomendacijas.

Visada atlikite galutinį pokalbį su pagrindinio diegėjo pardavimų atstovu. Įsitikinkite, kad šis atstovas yra įgaliotas vesti derybas ir priimti sprendimus. Bendru atveju jis turėtų būti vietovės ar regiono vadovas.

Įsitikinkite, jog turite kontrakto susitarimus galutinio susitikimo metu, kad galėtumėte visą pakeitimų dokumentaciją pridėti prie galutinės sutarties. Visos sutarties detalės turi būti aptartos ir patvirtintos abiejų pusių.

Iš anksto verta derėtis dėl papildomų darbo vietų ar programos kopijų. Ateities tobulinimai ar išplėtimai turi būti įtraukti į derybas derantis dėl pradinės sistemos komplektacijos.

Jei pasirašoma daugiametė sutartis, derėkitės dėl procentinės nuolaidos. Taip Jūs galite tikėtis dar 5-15% nuolaidos nuo bendros suderėtos sumos. Nesupainiokite daugiametės nuolaidos su apimties nuolaida, kiekviena iš jų turėtų būti aptarta atskirai.

Visi įkainiai turi būti pateikti viena valiuta (geriausia Lt).

Įsitikinkite, kad dėl programų naudojimo kitose šalyse įkainiai nedidės.

Įsitikinkite, kad programinės įrangos licenzija yra nesibaigianti, net jei palaikymo sutartis baigiasi arba bankrutuoja Jus aptarnaujanti kompanija.

Susitarkite dėl pirmumo teisės į naujas šios programinės įrangos versijas ir galimybės patekti į diegėjo ištaisytų šios programinės įrangos klaidų duomenų bazę, su visomis teisėmis taisyti programoje esančias klaidas.

Pažymėkite sutartyje tikslią programinės įrangos pristatymo datą. Pirmoji įmoka diegėjui turėtu būti pervedama tik gavus programinę įrangą.

Diegėjas turėtų įtraukti šią paslaugą be papildomo mokesčio:

Pasiūlyti konsultantus arba išorės ekspertus, kuriuos kompanija galėtų panaudoti, kad įsisavintų programinę įrangą, bei išmoktų ją pilnavertiškai naudoti.

Visada turėkite daugiau žmonių patalpoje nei diegėjas, idealus santykis yra 2 su 1. Kiekvienas iš dalyvaujančių turėtų tiksliai žinoti savo vaidmenį prieš einant į susitikimą. Derybose yra reikalingi šie specialistai: techninis specialistas, derybininkas finansų klausimais, teisininkas, vedantysis derybininkas, „geras policininkas“, „blogas policininkas“.