Naudojant paprastą informacijos surinkimą ir perdavimą (Really Simple Syndication – PISP), verslo procesai gali tapti efektyvesni, o perkrautiems informacija darbuotojams suteikta galimybė geriau valdyti informaciją. Šis straipsnis turėtų būti aktualus įmonėms, turinčioms daug darbuotojų bei apdorojančioms didžiulius informacijos srautus.
Praėjusiais metais Klifas Belas (Cliff Bell) buvo priblokštas: jo kompaniją žlugdė dvi vieną svarbiausių vietų pasaulyje užimančios programinės įrangos programos – elektroninis paštas ir Interneto naršyklės. Užversti elektroninio pašto žinutėmis ir neturėdami laiko bei energijos svarbios informacijos paieškai įmonės intranete, darbuotojai tiesiog negaudavo informacijos, reikalingos darbui atlikti. „Žmonės dažnai net netikrina pirmojo intraneto puslapio“, – sako Belas, kompanijos „Phoenix Technologies“, kuriančios PC motininių plokščių elektroninius komponentus, IT skyriaus vadovas. „O jeigu siunčiate jiems elektroninį laišką, dažnai nesate tikras, ar jis bus perskaitytas.“
PISP suteikia bendrą, iš karto pasiekiamą informacijos kanalą darbuotojams, kuriuo šie gali dalintis informacija bei papildyti ją savo komentarais.
Belas pastebėjo, kad vis svarbesniais IT pasaulyje tampa „blog‘ai“ („įrašai internete“ – red. past.). Remdamasis šiuo teiginiu, Belas atrado naują Paprasto Informacijos Surinkimo ir Perdavimo (PISP) modelį, skirtą norintiems aktyviai informuoti darbuotojus, klientus ir verslo partnerius. Šio modelio esmė – pateikti minėtiems asmenims reikalingą informaciją, jiems užsiregistravus, o ne tikėtis, kad jie patys ją susiras. Pavyzdžiui, „Pheonix“ teisininkų komanda naudoja PISP teisinių bylų peržiūrai, kartu su viduje sukurtais sprendimais specifiniams projektams valdyti. Norėdami sužinoti, kaip sekasi tam tikram projektui, PISP pagalba teisininkai nebeieško informacijos elektroniniuose laiškuose ar intranete. Jie gali būti tikri, kad jeigu nutiks kas nors naujo, jie iš karto sužinos apie tai. Rezultatas yra bendras, lengvai pasiekiamas kanalas, skirtas teisės personalui dalintis informacija ir papildyti ją savo komentarais. Šiuo atveju PISP žinutės, suskirstytos pagal departamentus ar projektus, teikia naudą įmonės viduje, o taip pat yra bendras korporatyvinis kanalas įmonės pranešimams skelbti.
Kas slypi už šių naujienų
PISP geriausiai žinoma kaip technologija, perduodanti informaciją daugumai blog‘ų bei vadinamųjų „turinio“ puslapių, kaip, pavyzdžiui, „Yahoo“ ar „USA Today“. Ji formuoja žinutes XML formatu ir perduoda jas tinklu arba Internetu duomenis importuojančiai programai – elektroniniam paštui, interneto naršyklei ar kitai specialiai programai ¬¬- kuri atvaizduoja žinutes panašiai kaip elektroninis paštas arba Interneto tinklalapis. Skirtingai nuo kitų, PISP technologija yra pagrįsta registracijos metodu (tai reiškia, jog prenumeratoriai nusprendžia, kokio turinio žinutes jie norėtų gauti) ir pasižymi filtravimo galimybėmis (pavyzdžiui, vartotojas gali nurodyti, kad siunčiamuose naujienlaiškiuose būtų tik naujienos, susijusios su įmonių susivienijimais ir įsigijimais), siekiant, kad būtų siunčiamos tik vartotojui svarbios žinutės. Būtent dėl filtravimo ir registracijos savybių įmonės gali pasinaudoti šios technologijos privalumais ir sukurti tokius komunikacijos kanalus, kuriuos vartotojai pripažins esant naudingais.
IT vadovai, kurie bando naudoti PISP, daro tai dviem būdais. Pirmas metodas yra naudoti PISP įmonės viduje, sukuriant „ad hoc“ grupes, į kurias gali užsiregistruoti bei jose esančią informaciją komentuoti tiek technikai, dirbantys prie naujo projekto, tiek žmogiškųjų išteklių darbuotojai, analizuojantys naujausius standartus ir nuostatus. Antras metodas – fokusuotis į įmonės išorę, PISP pagalba teikiant partnerių ir klientų užsakomą specializuotą informaciją, kaip, pavyzdžiui, užsakymo būsena arba esamų klientų užsakymų siuntimas distributoriams.
Vidinis principas
Ross Szalay, teisinės firmos „Dykema“ IS direktorius, naudojasi vidiniu principu, norėdamas padidinti įmonės gebėjimą stebėti turimas bylas ir greičiau išrašyti sąskaitas už jau atliktus darbus. Pavyzdžiui, teisininkas, atsakingas už tam tikrą klientą, reguliariai gauna informaciją apie visus kitų teisininkų veiksmus, susijusius tuo klientu. Tokiu būdu matomas bendras visų paslaugų, kurios buvo suteiktos klientui ir už kurias turi būti rašoma sąskaita, sąrašas. „Už sąskaitas atsakingas asmuo nori matyti šią padėtį, tačiau jis nenori nagrinėti visų su klientu susijusių detalių, esančių mūsų bylų valdymo duomenų bazėje“, – sako Bill Gratsch, „Dykema“ IT direktorius.
Naudojant PISP technologiją vietoje elektroninių laiškų su naujausias informacija persiuntimo, laimi tiek vartotojai, tiek IT, pabrėžia Szalay. PISP žinutės automatiškai patenka į atskirus Microsoft® Outlook® katalogus, nereikalaujant vartotojų pastangų identifikuoti susijusias su tam tikra tema žinutes, gautas į bendrą katalogą. Kadangi PISP sistema surūšiuoja ir filtruoja žinutes, Szalay IT darbuotojams nebereikia nei konfigūruoti kiekvieno vartotojo Outlook‘o kliento, naudojant kompleksinius žinučių filtrus, nei jų palaikyti.
Išorinis principas
„Jets International“, teikianti informavimo paslaugas asmenims, norintiems skristi tam tikrą diena ir tam tikru laiku, ir suderinimo paslaugas laisvų vietų turintiems privačių lėktuvų operatoriams, naudoja išorinį PISP panaudojimo principą, informuodama tiekėjus ir klientus apie galimus skrydžius bei kliento pageidavimus, teigia Nate McKelvey, einantis tiek generalinio direktoriaus, tiek IT vadovo pareigas įmonėje. Lėktuvų operatoriai turi jiems pritaikytą PISP skaitytuvą, suteikiantį naujausią informaciją apie klientų užklausas, kurios atitinka turimas laisvas vietas („Jets International“ palaiko duomenų bazę su informacija apie galimus skrydžius ir klientų užklausas skrydžiams. Ši DB generuoja kliento poreikius atitinkančius duomenis ir išsiunčia juos kaip personalizuotą PISP žinutę klientui).
„Mums nereikia vargti su elektroniniu paštu, kadangi vartotojai pasirenka, kokią informaciją nori gauti“, – sako jis. Bet dar didesnę naudą teikia tai, kad reikalingi duomenys yra lengvai prieinami iš įvairių šaltinių, generuojant juos XML formatu, kurį naudoja PISP.
Jūsų patirtis gali kisti
Technologijos naujumas gali būti vienas iš PISP neigiamų aspektų. Kadangi dar nėra aišku, kaip ir kur bus naudojama PISP, norint patenkinti savo įmonės poreikius IT vadovams kai kuriuos įrankius tenka adaptuoti. Pavyzdžiui, Bell turėjo integruoti savo įmonės PISP agregatoriaus serverį su turimu Microsoft SharePoint® portalu ir Microsoft ActiveDirectory® Service. McKelvey turėjo parašyti PISP duomenų importo programą savo 350 tiekėjų, nes, jo manymu, patiems tai padaryti jiems būtų buvę per sunku. Kompleksinis programavimas privertė jį kuriam laikui sustabdyti PISP žinučių siuntimą keletui tūkstančių įmonės klientų.
Panašiai Szalay įmonės programuotojai turėjo parašyti programas, kurios teikia užklausas duomenų bazėms ir generuoja PISP failus, kurie vėliau paskirstomi per „Dykuma“ PISP serverį. Tiesa, tai nekainavo daug pastangų, kadangi PISP naudoja tik dalį XML funkcijų, dėl ko programavimas tampa ypač paprastas. Dažniausiai programuotojai jau yra susipažinę su XML, taigi iš karto gali imtis darbo.
Nuo informacijos pertekliaus iki jos valdymo
Kaip ir kituose žiniomis pagrįstuose IT projektuose, sunku išmatuoti ir įvertinti skaičiais tikslingos informacijos pristatymo, kurį teikia PISP, naudą. „Kaip skaičiuosite investicijų grąžą, jeigu informacija tampa lengviau prieinama?“ – klausia Bell, „Phoenix“ IT vadovas. Jo PISP tyrimai priskiriami susipažinimo su naujomis technologijomis kategorijai, kuri yra nuolat vykdomų tyrimų dalis, siekiant identifikuoti perspektyvias, galinčias suteikti verslui konkurencinį pranašumą, technologijas. „Investicijos į šiuos tyrimus nesudaro reikšmingos biudžeto dalies, kadangi aš nežinau, ką iš to gausiu“ – pažymi jis. Szalay iš „Dykuma“ sutinka, kad kaštai yra nedideli. „Jeigu tai neveiktų, nieko tokio“, – pastebi jis.
„Mes nelabai įsivaizduojame, kaip galėtume panaudoti PISP darbo tikslams“, – sako Mike Gotta, tyrimų fimos „Burton Group“ vyriausias analitikas. Taip pat jis pastebi, kad, nors pirmieji IT vadovai jau nagrinėja kai kurias galimybes, šiame etape jie dar nemažai spėlioja.
Bell tikisi, jog PISP naudojimas, suteikiant papildomą komunikavimo kanalą, kuris neperkraus darbuotojų informacija, padidins darbuotojų pasitenkinimą (tai jie galėtų pamatuotio), taip pat padidins darbo našumą (tai jau sunkiau išmatuojama). Su PISP Bell mano padėsiąs žmonėms valdyti informaciją, o ne tiesiog instaliuoti ir palaikyti įrankius jos valdymui. Analitikas Gotta tokios pat nuomonės: „Jūs turite leisti žmonėms savo pasauliui suteikti pavidalą. Mums reikia daugelio kelių link informacijos, kurie priklauso nuo žmonių darbo stiliaus“, – sako jis. O tai ir yra dalis to, ką žada PISP technologijos.
UAB “Columbus IT Partner”
