Metų sandūra pats geriausias laikas keisti įmonėje naudojamą buhalterinės apskaitos ar verslo valdymo sistemą. Kodėl? Keičiasi ataskaitinis laikotarpis, uždaromas praeitas laikotarpis, rengiamos metinės ataskaitos, tad nuo Naujų metų visada pakeisti apskaitos sistemą yra lengviau, paprasčiau ir efektyviau.
Kodėl reikia keisti turimą programą?
Turbūt tai svarbiausias klausimas, iš karto gimstantis galvoje tik pradėjus skaityti šį straipsnį. Juk retai kas mėgsta pokyčius ir tai visiškai suprantama žmogiška savybė. Deja, bet gyvenimas tiesiog neįsivaizduojamas be pokyčių – paskutinius dvejus metus dažnai įmonei teko ne kartą atnaujinti savo naudojamą buhalterinę programą dėl daugybės objektyvių priežasčių, iš vis nesusijusių su pačiu verslu:
- Nuo 2015 sausio 1 d. Lietuvoje įvestas Euras – keičiant valiutą, teko diegti atnaujinimus arba keisti programą.
- Nuo 2016 sausio 1d. Lietuva prisijungė prie bendros mokėjimo eurais erdvės – SEPA Visi bankai, mokėjimų nurodymus bei išrašus pradėjo teikti SEPA formatu, tad buhalterinės programos turėjo greitai prie to prisitaikyti.
- Nuo 2016 spalio 1 d. startavo VMI išmaniosios mokesčių administravimo sistemos (MAS) dalys: i.SAF bei i.VAZ. Automatiškai teko keisti mokesčių administratoriui perduodamos buhalterinės informacijos formatą.
Ir šie pasikeitimai toli gražu ne paskutiniai. Žvelgiant į priekį matome, kad prireiks dar ne kartą keisti/atnaujinti sistemas dėl tolimesnių i.MAS posistemių diegimo darbų, naujojo darbo kodekso bei socialinio modelio priėmimo:
- Didžiosios įmonės nuo 2017 sausio 1 d. ir visos įmonės nuo 2019 sausio 1d. privalės teikti SAF-T (standartinės apskaitos duomenų rinkmena) duomenis Valstybinei mokesčių inspekcijai.
- EKA – išmanieji kasos aparatai, užtikrins duomenų apie operacijas kasos aparatu pateikimą VMI analizės tikslais.
- Anksčiau ar vėliau bus priimtas naujasis darbo kodeksas, dėl to reikės atnaujinti Darbo užmokesčio bei personalo valdymo modulius.
Taigi, nepriklausomai nuo to, ar pokyčiai Jums patinka, ar nepatinka, jie dar ilgai neduos ramybės ir teks arba nuolatos pildyti turimą buhalterinę programą naujais moduliais, arba iš vis pereiti prie naujos programos. Ir jei tokie pokyčiai ima varginti, o gal tiesiog esama buhalterinė programa nebetenkina pagal savo galimybes ar tiesiog nelabai patogi, dabar pats tas metas pasidairyti po galimas alternatyvas, ypač tokias, kurias naudojant nereikia sukti galvos nei dėl atnaujinimų, nei dėl kitų rūpesčių. Juk pokyčių vis tiek neišvengsite, o pasikeitimai metų gale visada mažiausiai skausmingi, nei bet kuriuo kitu laikotarpiu.
Nuomotis ar pirkti programinę įrangą?
Tai antrasis klausimas, kylantis iš kart po to, kai nusprendžiate pasidairyti į alternatyvias buhalterines programas. Pagrindiniai rūpesčiai, susiję su tradicinėmis perkamomis buhalterinėmis programomis, yra šie:
- Didelės pirminės investicijos (vardinės licencijos) – nuo senų laikų nusistovėjęs programinės įrangos įsigijimo modelis buvo sumokėti mokestį už licencijas, griežtai įvardinant kiek bus naudotojų. Nuo to tiesiogiai priklausydavo programinės įrangos kaina, tačiau įmonei augant, reikėdavo papildomai įsigyti licencijas naujiems naudotojams.
- Nepakankamas licencijų kiekis – dažna įmonė, įsigydama programinę įrangą pataupo ir nuperka licenciją tik buhalteriui, o visi pardavėjai, projektų vadovai ir kiti įmonės darbuotojai dirba kitomis sistemomis arba vedasi savo Excelius, dažnai dubliuodami buhalterijos darbą.
- Mokami programos atnaujinimai – savaime aišku, programinės įrangos gamintojai nuolatos sukurdavo įvairias naujas funkcijas ir patobulinimus, tačiau juos reikėdavo įsigyti už papildomą mokestį.
- Programos naudotojų konsultavimas – įmonėje pasikeitus darbuotojams ar šiaip kylant klausimų, norisi gauti kokybiškas konsultacijas, tačiau programinės įrangos gamintojas, iš kurio prieš keletą metų įsigijote programą, tikrai nedega noru Jus nemokamai konsultuoti ir stengiasi įsiūlyti Jums mokamas konsultavimo paslaugas.
Diegti savo kompiuteriuose ar naudotis programa „debesyje“?
Apsisprendus keisti programą kyla dilema, kokią rinktis: ar „debesinę“ ar paprastą – diegiamą į kompiuterį. Iš karto atvirai pasakysime, kad gyvenime tobulų dalykų nebūna, bet vieni sprendimai yra paprastesni, greitesni ir kur kas pigesni, nei kiti. Buhalterinė programa įmonės kompiuteryje – įprastas sprendimas, tad apie jį neverta ir kalbėti. O štai buhalterinė programa „debesyje“ – vis dar naujovė daugeliui įmonių, tad apžvelkime pagrindinius tokio sprendimo privalumus ir trūkumus.
Renkantis programą „debesyje“, pagrindiniai privalumai yra tokie:
- Jums nereikia rūpintis duomenų atsarginių kopijų archyvavimu bei atstatymu. Daugelis klientų, kurie turi programą susidiegę savo kompiuteryje suvokia, kad reikia kažkokiu būdu daryti atsargines duomenų kopijas, tačiau retas kuris tai daro, o jei ir daro tai atsarginiai duomenys saugomi tame pačiame kompiuteryje, kurio diskui sugedus prarandami visi duomenys.
- Nereikia investuoti į nuosavą serverį, pirkti licencijas operacinei sistemai ar duomenų bazei. Būna klientų, kurie programą sudiegia į savo „serverį“, prie kurio jungiasi darbuotojai, tačiau tokiu atveju reikia rūpintis, kad kažkas „prižiūrėtų“ serverį, be to, reikia įsigyti serverio programinės įrangos licencijas.
- „Debesyje“ sistemos veikimui reikalingas tik interneto ryšys ir Jūs galite iš bet kur darbuotis 24/7 režimu. Jei renkatės programą, kuri sudiegiama į konkretų kompiuterį, negalėsite dirbti iš kitos darbo vietos, reikės kopijuoti duomenis juos sinchronizuojant – tai ne tik nepatogu, bet ir sudėtingai realizuojama.
- Programos atnaujinimai „debesyje“ vyksta automatiškai. Jei programa sudiegta Jūsų kompiuteryje, Jums pirmiausia reikės kažkokiu būdu sužinoti, kad yra naujesnė programos versija, o sužinojus – ją sugebėti susidiegti savo kompiuteryje. Tai ne tik nepatogu, bet ir komplikuota – niekas ir niekada negali garantuoti, kad atnaujinus programą, nekils jokių problemų su senesniais duomenimis. „Debesų“ atveju visi atnaujinimai ir visos dėl to iškylančios problemos sprendžiamos Jums net nežinant apie tai.
- Ar saugu debesyse? Tiems, kurie baiminasi, kad buhalterijos duomenis laikyti trečiosios šalies virtualiame serveryje yra nesaugu, sakome: „Nulaužti duomenis galima ir fiziniame įmonės serveryje, tuo labiau buhalterės kompiuteryje“. Tad absoliutus saugumas iš vis neįmanomas, tačiau pagal saugumą joks buhalterės kompiuteris neprilygs profesionalių specialistų prižiūrimiems serveriams.
Jei programa „debesyse“ yra ir vienas dažniausiai minimas trūkumas:
- Nėra interneto – dirbti negaliu. Yra įvairių darbo „ne tinkle“ sprendimų, tačiau vienaip ar kitaip reikalingas interneto ryšys. Bet nepamirškime, jog dažniausiai šiais laikais po ranka turime išmanųjį telefoną, kuriame internetas yra visada, tad visiškai „be interneto“ realiai liekame labai retai.
Esame buhalterinę apskaitą tvarkanti įmonė UAB „LIBRAMENTUM“. Dėl veiklos specifikos turėjome naudotis keliomis buhalterinės apskaitos programomis, ir, atitinkamai, turime parties, leidžiančios įvertinti programos BSS ERP privalumus ir trūkumus.
Privalumai:
- programos atnaujinimai įvyksta realiuoju laiku, ir naudotojui tam nereikia skirti laiko bei pastangų;
- operatyvus ir kokybiškas konsultavimas telefonu bei el.paštu, greitas reagavimas į naudotojo pastabas, prašymus;
- lėšų taupymas, nes nereikia investuoti į nuosavą serverį, į techninės bazės aptarnavimą, rūpintis duomenų archyvavimu;
Trūkumai:
- darbo su programa pradžia reikalauja nemažai aprašymų, o tai yra laiko sąnaudos. Tačiau, iš kitos pusės, tokie detalūs aprašymai sąlygoja tai, kad atsiranda labai daug galimybių, taupančių laiką vėliau: automatiškai užpildomos deklaracijos, pranešimai Sodrai, formuojamos ataskaitos.
Taigi, BSS IT kviečia įvertinti Jūsų įmonėje naudojamos programinės įrangos keitimo galimybę į šiuolaikišką BSS ERP verslo valdymo sistemą apimančią:
- Buhalterinę apskaitą – BSS Buhalterija
- Personalo valdymą – BSS Atlyginimai Ir Personalas
- Dokumentų valdymą – BSS Dokumentai
- Klientų valdymą – BSS CRM
