Šiandien, kai jau antrą dešimtmetį tiek versle, tiek namuose aktyviai naudojamos kompiuterinės technologijos, atrodo, kad viskas apie programinę įrangą yra daugiau mažiau žinoma: operacinė sistema – „Windows“, biuro programų rinkinys – „Microsoft Office“ (kartais dar ir „Open Office“), lietuviškas administratorės pagalbininkas – „Tildės Biuras“ ir dar koksnors žodynas – „Anglonas“ ar „Alkonas“. Galima susidaryti įspūdį, kad šių priemonių užtektų ir studentui namie, ir vadybininkui kokioje nors įmonėje. Vis dėlto plečiantis įmonei ne vienam vadovui tenka išgirsti visai kitokius pavadinimus ir santrumpas: ERP, VVS, CRM, SCM, BI... Šiame straipsnyje ir pabandysime trumpai susipažinti su programine įranga, skirta verslo procesams automatizuoti.

Kalbėdami apie specialiai verslui skirtą programinę įrangą turėtume pradėti nuo termino ERP (angl. Enterprise resource planning), lietuviškai atitikmuo butų santrumpa VVS (Verslo valdymo sistema) santrumpą. Tokia sistema gali apimti visus įmonėje veikiančius verslo procesus: pardavimas, logistika, kontaktų, atsargų valdymas ir t.t., todėl kiekvienoje įmonėje sistemos diegimas yra individualus parenkant atitinkamai reikalingus programos modulius. Apskaitos valdymas yra viena iš svarbesnių VVS funkcijų, tačiau grynai buhalterinių programų vadinti Verslo valdymo sistema nederėtų. Prie šios sistemos prieigą gali turėti bet kuris įmonės darbuotojas (vadovas, vadybininkas, buhalteris): naudodamasis jam suprantama sąsaja įvesti jam reikalingus duomenis, gauti informaciją apie esamą situaciją, pateikti užsakymą, peržiūrėti savo ir kolegų darbus, o vadovas - gauti objektyvią informaciją apie įmonės veiklą ir rezultatus. Tokia sistema gali padėti priimti sprendimus. 

Toliau vertėtų pakalbėti apie savarankiškesnius verslo valdymo sistemos modulius (jie gali būti tiek tos pačios VVS dalis, tiek atskirai diegiami sprendimai). Vienas iš svarbesnių įmonės veiklos aspektų - tinkamas ryšių su klientais valdymas (angl. Customer relationship management (CRM), tokios sistemos tikslas - padidinti kiekvieno kliento vertę, pagerinti jų poreikių aptarnavimą, pritaikyti produkciją, numatyti ateities tendencijas, atskirti klientų grupės pagal tam tikrus požymius. Tokios sistemos gali būti labai sudėtingos ir diegiamos įmonėse, turinčiose labai daug klientų (geras pavyzdys - telekomunikacijų bendrovės, kur diegiamų sistemų kaina gali siekti keletą milijonų litų). Tai padeda tikslingiau vykdyti rinkodarą, segmentuoti klientus. Tačiau kuo toliau, tuo labiau yra akcentuojama CRM nauda mažoms ir vidutinėms įmonėms ir tai galima paaiškinti vienu ekonominiu apskaičiavimu, kad įmonei pritraukti naują klientą kainuoją 6 kartus brangiau nei išlaikyti esamąjį. 

Kitas, gamybos įmonėms svarbus aspektas, – tiekimo grandinės valdymas (angl. Supply chain management (SCM), apimantis visų procesų - nuo žaliavų gavimo, gamybos, transportavimo iki galutinio pardavimo – valdymą. Šios sistemos gali naudoti ir nemažai elektroninės įrangos: RFID (angl. Radio-frequency identification) ženklinimą lengvesnei prekių ar žaliavų judėjimo kontrolei užtikrinti, GPS (angl. Global Positioning System) transporto valdymo sistemas, gamybos kontrolės sistemas ir t.t., ir visa informacija gali būti perduota į VVS, kad atsakingi įmonės asmenys laiku gautu objektyvią informaciją, matytų realią situaciją ir galėtų pasiremti tais duomenimis priimdami reikiamus sprendimus. 

Įmonės padėčiai įvertinti, gauti duomenis apie įmonės veiklą įvairiais pjūviais yra naudojamos Verslo analitikos sistemos (angl. Business intelligence (BI), šios sistemos apdoroja labai daug skirtingų duomenų, gautų iš įvairių VVS modulių, padeda juos apibendrinti, rūšiuoti pagal tam tikrus požymius, parengia juos patogesnei analizei. Verslo analitikos sistemos, kartais vadinamos pagalbinėmis sprendimų priėmimų sistemomis (angl. decision support system (DSS), nes išryškina ateities tendencijas, numato galimas rizikas ir leidžia darbuotojams priimti sprendimus pasikliaujant ne vien savo intuicija, bet ir pagrįsta įmonės veiklos analize.

Nagrinėdami VVS matome jos glaudžią sąsaja su visais įmonėje vykstančiais procesais. Tai labai panašu į žmogaus galvos smegenis ir nervų sistemą: į smegenis kaip ir į VVS plaukia informacija apie visus vykstančius procesus - ir vidinius, ir turinčius kontaktus su išore. iš Gaudamos informaciją smegenys koordinuoja veiksmus, racionaliai paskirsto resursus ten, kur jie labiausiai reikalingi, priima sprendimus, kaupia patirtį. 

Trumpai aptarus verslo programinę įrangą, negalima nepaminėti, kad tokios sistemos sudėtingos ir reikalauja individualaus diegimo ir integracijos kiekvienoje įmonėje, todėl pats diegimas yra pakankamai komplikuotas procesas, ne visada atnešantis norimą naudą. Keletas patarimų ir dažniausiai daromų klaidų, diegiant VVS:

• universalios sistemos, kuri tiktų visiems, nėra, todėl jos diegimas nėra toks paprastas ir standartizuotas procesas kaip operacininės sistemos ar biuro programų paketo;
• populiariausias sprendimas tikrai ne visada bus optimaliausias jūsų įmonei, prieš išsirenkant sprendimą, reikia labai objektyviai įvertinti viską, kas yra siūloma rinkoje; 
• dažnas vadovas klysta VVS diegimą laikydamas grynai technologiniu projektu, kuriame dalyvauja tik IT srities įmonės darbuotojai. Jau buvo minėta, šios sistemos integracija visiškai priklauso nuo įmonėje vykstančių procesų, todėl diegime turi dalyvauti ir įmonės vadovas (ypač tai svarbu mažesnėse įmonėse), nepaliekant nuošalyje ir kitų darbuotojų, tiesiogiai dirbsiančių su naująja sistema;
• tinkamas licencijavimo būdo pasirinkimas. Šiuo metu yra įvairių būdų įsigyti programinę įrangą. Vienas iš jų yra nuoma: sistema yra įdiegiama išoriniame serveryje ir naudojama už mėnesinį mokestį, tokį būdą gali rinktis įmonės, kurių lėšos, informacinių technologijų įdiegimui yra ribotas;
• svarbu ir įdiegtos programinės įrangos licencijų valdymas (SAM, angl.software asset management). Prieš diegiant naują sistemą reikia patikrinti kokia programinė įranga jau naudojama įmonėje, taip bus išvengta dubliavimosi ir užtikrintas suderinamumas;
• atidžiai pasirinkite diegėją, išsiaiškinkite, ar jis turi reikiamą patirtį, yra diegęs sistemas panašioje į jūsų įmonę organizacijoje, pabandykite gauti buvusių jų klientų atsiliepimų;
• tiksliai suformuluokite, ko tikitės iš naujos informacinės sistemos, tada dar kartą pasvarstykite, ar pasirinktas funkcionalumas yra geriausias variantas. Savo poreikius aiškiai išdėstykite diegėjui, pasistenkite aptarti visus punktus, išsiaiškinkite dviprasmybės ir neapibrėžtumus diegimui dar neprasidėjus, tai padės išvengti konfliktų įdiegus sistemą;
• reikia paminėti ir tą faktą, kad VVS ne visada sumažina darbo įmonės darbuotojams, kartais ji skirta tam, kad būtų išvengta klaidų, optimizuotas atsargų kiekis;
• jau įdiegus sistemą darbuotojai turi būti kokybiškai apmokyti ja naudotis, priešingu atveju, darbuotojai gali ignoruoti naują sistemą, pilnai neišnaudoti jos funkcionalumo, o dėl to kris visas sistemos nauda bus mažesnė;
• skirkite deramą dėmesį sistemos diegimo projekto valdymui, susirūpinkite, jei projektas užsitęsia ilgiau nei buvo planuota. Sėkmingas įgyvendinimas labiausiai priklauso nuo gero vadovavimo projektui;
• objektyviai įvertinkite savo galimybės ir turimus resursus sėkmingai įgyvendinti sistemos diegimo projektą. Jeigu jomis abejojate, pasinaudokite konsultacinių įmonių paslaugomis, tai padės sutaupyti laiko, resursų ir užtikrins sklandų diegimą;
• šiuo metu (2007-2013 metais) galima pasinaudoti ES struktūrinių fondų parama (iki 300.000 Lt) įsidiegiant informacinę verslo valdymo sistemą.

Straipsnis buvo publikuotas žurnale "Naujoji komunikacija" (2008 m. rugsėjis, Nr. 9 (225)